[Материал с форума AltLinux ]

Описание того, как сделать слияние документов в OpenOffice на примере печати бланков вкладышей аттестатов.

Используется OpenOffice версии 3.0 - будем смотреть в будущее.

Создаем электронную табличку, например, следующего содержания (одно слово - в одной ячейке). Первая строка содержит названия полей:

Сохраняем файл, как data.ods

Создаем новый текстовый документ.

Выбираем пункт меню «Сервис - Рассылка писем».

1 шаг. Выбрать начальный документ. Выбираем «Использовать текущий документ». Далее.

2 шаг. Выбрать тип документа. Выбираем «Письмо». Далее.

3 шаг. Вставить блок с адресом. Неочевидный момент. Нажимаем кнопку «Выбрать список адресов». Появляется окно диалога с доступными источниками данных. Нажимаем «Добавить», выбираем файл data.ods, выбираем этот файл, нажимаем OK. Больше ничего не делаем - блок с адресом, например, выбирать не надо. Далее.

4 шаг. Создать приветствие. Пропускаем. Далее.

6 шаг. Правка документа. Вот это самое главное и неочевидное.
Нажимаем на кнопку «Правка документа». Переходим в режим правки документа с дополнительной кнопкой «Вернуться в рассылку писем». И правим наш документ как угодно, пишем, что угодно. Там где нужно вставлять данные из таблички делается так: меню «Вставка - Поля - Дополнительно». Появится окно диалога. Выбрать вкладку «База данных», в списке «Тип поля» выбрать «Поля слияния», в списке «Выбор базы данных» выбрать «имя таблицы - имя листа в таблице - имя поля», например, «data - Лист1 - Фамилия» для вставки поля Фамилия из листа Лист1 электронной таблицы data.ods. И нажать на кнопочку «Вставить». Когда все закончится, нажимаем на кнопку «Вернуться в рассылку писем». Далее.

7 шаг. Персонализировать документ. Нажмите на кнопочку «Редактировать индивидуальный документ» и вы получите результат слияния. Я обычно подправляю результат на этом шаге и выполняю печать из шага 7, а шагом 8 уже не пользуюсь.

Если вы пользуетесь другим текстовым процессором, то посмотрите аналогичные пункты в нём и проделайте такие же действия там. Алгоритм действий прост. например вот как сделать аналогичное при помощи MS Word и MS Excel Для любителей визуалов маленький скринкаст

Маленькое замечание. Мне могут сказать что «Вот, надо готовить 2 документа. В чём выигрыш?» Начнём с того что, как правило, пофамильный список вам всё равно надо готовить. Так сделайте работу один раз и потом используйте результат в дальнейшем. Далее. В результате постоянной работы с использованием такого рода таблиц вы получите свою базу, по которой можете затем делать какие угодно отчёты (например «Динамика изменения соотношения числа победителей к числу участникам по школам за период с 2000г по 2010год». (Тема придумана только что в процессе написания данного документа и кажется отфанарной. Но фантазия наших чиновников ещё более изощрённа…)