В рамках своей деятельности ИУМЦ проводит различные мероприятия как своей разработки, так и с подачи кого-то извне.

• Появилась «хотелка» провести мероприятие.
• Определяемся с «для кого» и «что делаем».
• Союзники. Кто и чем может помочь с проведением.
• Хребет. Делаем определяющие документы.
• Реклама.
• Сбор данных участников.
• Пик. Проводим мероприятие.
• Послевкусие. Обратная связь. Анализ «что получилось».

Любое мероприятие начинается с осознания что надо что-то делать. В этот момент всё такое расплывчатое и непонятное. Но желание сделать Нечто есть.

В случае мероприятия со стороны это желание появилось у кого-то там, на стороне. Часто непонятно зачем оно нам надо, но указивка сверху «Провести!» убивает сомнения и надо готовиться к проведению.

Первым делом надо понять кому это надо. Понятно что нам оно надо (потому что свербит и потому что наше ЧСВ взывает). А вот кому это надо вовне, кто будет участником, соавтором - это надо определять. Без этого всё нижеследующее будет очередной профанацией (А оно нам надо? Учимся говорить «Нет» хотелкам).

Для того чтобы понять будет кому-то из ЦА это интересно можно провести неофициальный (именно неофициальный) опрос - как говорится «разговоры в кулуарах». Также имеет смысл кратенько (не больше листа А4) изложить свои планы/оображения начальству чтобы потом не получать «фи» с этой стороны.

В процессе опроса можно заодно попросить опрашиваемых давать свои хотелки по поводу мероприятия. Мобыть даже спросить кто хочет войти в инициативную группу мероприятия.

В ходе разговоров, опросов проявляется понимание целей мероприятия, задач и методов их достижения. Все накопленные оформляется в рабочий документ-прототип Положения. К нему должны иметь доступ все участники инициативной группы для возможности комментирования и изменения текста в соответствии с пониманием каждого.

Когда примерно понятно что и как делаем смотрим «А справимся своими силами». Если понимаем что нужны внешние ресурсы (помещения для проведения заседания, мастер-классов итд итп. Финансы на, например, призы для участников….), то смотрим вокруг и ищем кто и на каких условиях нам смог бы помочь решить ресурсные проблемы.

Если проблемы так и остаются нерешёнными, то можно искать дальше, а можно «урезать осетра» (сократить хотелки. Например провести мероприятие не в Кремлёвском Дворце съездов, а в одной из школ своего региона).

На данном этапе у нас есть уже понимание что и как делаем, для кого и с кем. Все эти вещи оформлены в различных базовых документах.

Надо просмотреть полученное на предмет минимизации временных затрат на дельнейшую работу (с учётом ЦА). Не забываем что мы всё же перешли в 21 век и часть информации можно получать анкеты, доклады в электронном виде, а не в бумажном. При этом появляются возможно автоматизации различных операций по сопровождению мероприятия.

Например формирование сертификатов для всех участников требует наличие электронного списка участников со всей необходимой информацией о них. Можно конечно перенести с бумажных анкет в таблицу, но сколько это займёт времени? Если вам надо ввести информацию о 40 человеках, то это займёт у вводящего данные не один час. А если воспользоваться формой регистраwии, то это займёт от 3 до 5 минут у будущего участника.

Методику использования различных электронных форм и документов необходимо отобразить в базовых документах мероприятия и не забыть что если собираются персональные данные участника, то должна быть отметка о согласии участника на обработку его персональных данных для целей данного мероприятия. Для электронной формы представления Согласия достаточно дать ссылку на документ по обработке персональных данных и место куда участник может поставить отметку что он прочитал данное соглашение и согласен с ним, предоставляя свои данные.

В связи с наличием разный уровней обработки персональной информации и требований по работе с ней в зависимости от объёма собираемых данных необходимо минимизировать количество собираемых данных (не надо собирать данные про запас - «авось пригодятся на следующем этапе»).

Таким образом минимум документов, к-рые нужны для проведения мероприятия:

• Положение (здесь объяснено цели и задачи проводимого мероприятия, алгоритм участия и другая обязательная информация)
• Положение по обработке персональных данных
• Форма сбора данных об участниках

Если предполагается ранжирование участников по окончании мероприятия (например, «Призёр/Участник»), то должен быть документ «Критерии оценки»