Работа с версиями в онлайн-документах

Онлайн-документы, особенно в режиме совместного доступа, очень удобная вещь (доступны везде где есть Интернет, сразу видны кто и что думает по теме и тд и тп).

К сожалению не всё так благостно. Встречаются случаи случайного или намеренного изменения документа (удаление/замена чужого текста, измениние форматирования и тд итп). И всегда, когда такое происходит, хочется воскликнуть «А вот помнишь: два дня назад в документе это было. Но перебивать текст ломааает».

Тут вам на помощь может прийти версионность документов.

Эта функция особенно полезна при:

• Совместной работе над документами
• Создании важных отчетов
• Разработке документации
• Написании статей и других длинных текстов

• Просмотр всех предыдущих версий документа
• Сравнение изменений между версиями
• Восстановление старых версий
• Откат к любой предыдущей версии
• Возможность переименования версий

• Откройте документ в Google Docs или Google Sheets
• Перейдите в меню “Файл”
• Выберите пункт “История версий”
• Нажмите “Смотреть историю версий”
• В правой части экрана появится список всех доступных версий
• Можно просмотреть каждую версию

• Нажмите на три точки напротив версии
• Выберите “Восстановить эту версию”

• Можно дать названия версиям для удобства
• Можно создать копию предыдущей версии, не заменяя текущую
• Доступно сравнение изменений между версиями
• Есть возможность отображать только версии с названиями

Доступ к функции работы с версиями есть только у владельца документа.
Редакторы также могут пользоваться функцией при наличии прав.

• Убедитесь, что у вас есть права на редактирование документа
• Проверьте, не объединены ли версии автоматически системой для экономии места
• Попробуйте перезагрузить страницу

Доступ к истории версий сохраняется 14 дней (90 дней на тарифе Яндекс 360 Премиум)

Можно просмотреть любую версию перед восстановлением. Отследить какие именно были внесены изменения только глазками :(

• Просмотр истории изменений
• Открытие старых версий для просмотра
• Восстановление предыдущих версий
• Сохранение копий версий
• Локальное сохранение документа

• Авторизуйтесь в Яндекс ID
• Перейдите в Яндекс Диск
• Найдите нужный файл и кликните по нему
• Нажмите на значок с тремя точками в верхней части экрана
• Выберите “История изменений”

• Нажмите правой кнопкой мыши на файл
• В контекстном меню выберите “История изменений”

• Все правки автоматически сохраняются как версии
• Для каждой версии указаны дата и время изменений
• При множественных правках версии группируются
• Можно просмотреть содержимое любой версии
• Доступна только история за последние 14 дней (90 дней на тарифе Яндекс 360 Премиум)

• В окне истории изменений найдите нужную версию
• Нажмите кнопку “Открыть” для просмотра
• Для восстановления выберите:
  • “Заменить текущую” - заменит текущую версию
  • “Сохранить как копию” - создаст копию старой версии
• Сохранение документа (альтернативный способ):
  • В открытом документе выберите вкладку “Файл”
  • Нажмите “Скачать как”
  • Выберите нужный формат (XLSX, PDF, ODS, CSV и др.)
• Альтернативный вариант сохранения:
  Если вы не уверены, нужно ли полностью заменять версию, можно выбрать “Сохранить как копию”. Копия сохранится на Диск с указанием даты и времени версии

• Регулярно проверяйте историю версий при совместной работе
• Используйте названия версий для важных этапов работы
• Сохраняйте ключевые версии как резервные
• При возникновении конфликтов изменений всегда можно вернуться к предыдущей стабильной версии