Работа в MS Excel

Отодвиньте в сторону ваши счеты и калькуляторы, вам они больше не понадобятся, так как на вашем компьютере уже установлена универсальна программа MS Excel. В этой программе можно проводить как простые, так и сложные расчеты, строить графики и диаграммы, проводить анализ работы и составлять планы работ. Если вы всем этим занимаетесь, то эта программа именно для вас. Начнем с азов.

Электронная таблица состоит из слеующих элементов:

1. Рабочий лист, разделенный на строки и столбцы
2. Ячейки
3. Числа
4. Текстовые строки
5. Формулы

В Excel отдельные рабочие листы формируются в рабочие книги. Каждая рабочая книга может содержать до нескольких тысяч рабочих листов.

• Щелкните на ячейке, в которую вы хотите ввести данные.
• Начните ввод числа, текста или формулы.
• Свяжите данные с ячейкой (Enter, переключиться мышью, нажать зелененькую галочку рядом со строкой формул, перейти клавишами стрелками)

Вводимые данные также можно и отформатировать. Для этого выделите ячейки, которые надо отформатировать и нажмите «Формат ⇒ Ячейки (или комбинацию клавиш Ctrl+I). Затем выберите необходимый вариант форматирования и нажмите клавишу OK.

Если нам необходимо, чтобы текст в ячейке занимал несколько строк, для перехода к следующей строке нажмите сочетание клавиш Alt+Enter или воспользуйтесь следующим порядком действий:

1. Выделите ячейки, которым надо задать перенос по словам
2. Выберите команду «Формат ⇒ Ячейки».
3. Перейдите на вкладку Выравнивание
4. В группе Отображение поставьте птичку рядом с Переносить по словам.
5. Щелкните на кнопке OK

1. Щелкните в ячейку и введите название месяца или дня (например: Март или вторник)
2. Наведите курсор мыши на маркер заполнения, он примет форму черного крестика
3. Зажмите левую кнопку мыши и перетащите указатель мыши вправо или вниз
4. Отпустите левую кнопку мыши

Excel автоматически введет названия необходимых месяцев или дней во всех выделенных ячейках.

1. Выделите ячейки, которые вы хотели бы отформатировать
2. Выберите команду «Формат ⇒ Автоформат»
3. Выберите необходимый формат
4. Щелкните на клавише OK

1. Выделите диапазон ячеек, формат которых вы решили произвести.
2. Выберите «Формат ⇒ Ячейки или нажмите Ctrl+I
3. Перейдите на одну из вкладок например:
   • Число - параметр этой вкладки определяет способ отображения чисел в ячейках
   • Выравнивание - параметры этой вкладки определяют способы отображения значения в ячейках.
   • Шрифт - параметр этой вкладки отвечает за размер, «национальность» и цвет шрифта значения в ячейке
   • Граница - этот параметр отвечает за внешний вид границ вокруг ячеек
   • Вид - определяет цвет фона и узор ячеек
   • Защита - предотвращает внесений изменений в информацию, которая содержится в ячейке
4. Внесите необходимые изменеия и нажмите OK

Если вы хотите удалить форматирование:

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, в которых вы хотите произвести удаление
2. Выберите команду: «Правка ⇒ Очистить ⇒ Форматы»

Excel удалит все форматирование в этих ячейках.

Чтобы создать формулу в MS Excel:

1. щелкните на ячейке, где вы бы хотели разместить свои вычисления.
2. введите знак =, который предшествует записи формулы.
3. Нажмите клавишу Enter

Например, если вы хотите умножить содержимое ячейки B3 на содержимое ячейки C3, формула будет иметь следующий вид =B3*C3

Чтобы создать диаграмму с помощью мастера, выполните следующие действия:

1. Выделите все ячейки, включая ячейки с заголовками столбцов и строк, на базе которых вы хотите построить диаграмму. Excel использует заголовки столбцов для меток оси X и заголовки строк для подписей в легенде. (Впоследствии вы всегда сможете изменить любые подписи в вашей диаграмме.)

2. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм стандартной панели инструментов или выберите команду «Вставка⇒Диаграмма».

3. Из списка Тип выберите подходящий вам тип диаграммы (например, График или Круговая).

4. Из списка Вид выберите понравившийся вам вид диаграммы.

5. Щелкните на кнопке Далее.

6. В группе Ряды установите переключатель Строках или Столбцах, чтобы указать Excel, в каком порядке следует считывать ряды данных при построении диаграммы.

Если вы выберете вариант Строках, то Excel будет использовать заголовки строк (если они есть) для меток оси X в вашей диаграмме. Если же будет выбран вариант Столбцах, то метками на оси X будут заголовки столбцов (если они есть).

7. Щелкните на кнопке свертывания диалогового окна. Окно мастера превратится в совсем небольшое плавающее на экране окошко.

8. Выберите наименования и данные, которые будут использоваться в диаграмме. Excel выделит выбранные данные пунктирной линией.

9. Щелкните на кнопке восстановления диалогового окна, после чего щелкните на кнопке Далее.

10. Введите любое название для вашей диаграммы, а затем щелкните на кнопке Далее.

11. В зависимости от целей из группы Поместить диаграмму на листе установите переключатель Отдельном или Имеющемся и выберите рабочий лист, на котором диаграмма должна будет появиться.

Место размещения диаграммы целиком зависит от ваших предпочтений. Если диаграмма должна иметь большие размеры, разместите ее на отдельном рабочем листе, чтобы иметь возможность изменить ее размеры в дальнейшем. Если же диаграмма должна располагаться рядом с соответствующими данными, выберите переключатель Имеющемся; в результате этого диаграмма будет расположена рядом с данными, которые вы выделили при выполнении п. 1.

12. Щелкните на кнопке Готово.

Чтобы переместить, или удалить диаграмму, или изменить ее размер, выполните следующее.

1. Щелкните на границе диаграммы, которую вы хотите перенести, уменьшить, увеличить или удалить. После того как вы щелкнете мышью на диаграмме, в ее углах и посередине сторон появятся черные квадратики, называемые маркерами размеров.
2. Выполните одно из следующих действий:

• Чтобы перенести диаграмму на новую позицию, не изменяя ее размер, щелкните внутри диаграммы и перетащите ее мышью.

Установите указатель мыши внутри диаграммы (не на ее маркерах) и нажмите кнопку мыши. Перетаскивайте диаграмму мышью, при этом Excel будет показывать контур диаграммы на том месте, где она появится, когда вы отпустите кнопку мыши. Если вас удовлетворяет новое местоположение диаграммы, отпустите левую кнопку мыши.

• Чтобы изменить размер диаграммы, перетащите один из ее маркеров размеров.

Установите указатель мыши на маркере размеров диаграммы и нажмите кнопку мыши, чтобы указатель принял вид двунаправленной стрелки. Перетаскивайте маркер диаграммы мышью и наблюдайте, как Excel показывает новый контур диаграммы. После того как новый размер диаграммы вас удовлетворит, отпустите кнопку мыши.

Примечание!!! Маркеры размеров на границе диаграммы контролируют изменение положения только одной стороны диаграммы, в то время как угловые маркеры позволяют изменять положение сразу двух сторон диаграммы. Так, например, если вывыделите с помощью мыши маркер на верхней стороне диаграммы, то сможете перетащить его вверх или вниз, сделав диаграмму выше или ниже (при этом нижняя сторона диаграммы останется на своем месте). Если вы выделите верхний правый маркер, то одновременно измените положение верхнего и правого краев диаграммы.

• Чтобы удалить диаграмму, нажмите клавишу Delete.

После создания диаграммы вы можете вдруг вспомнить, что забыли вставить название(или хотите удалить ранее введенное название). Чтобы внести изменения в название диаграммы, выполните следующее.

1. Щелкните на названии диаграммы, которое вы хотите отредактировать. Появятся маркеры размеров вокруг текста.
2. Щелкните внутри диаграммы, в результате чего указатель должен превратиться в I-образный курсор.
3. Внесите необходимые изменения в заголовок диаграммы.

При редактировании заголовка диаграммы можно использовать кнопки со стрелками, а также кнопки Backspace и Delete.

Для разных целей лучше использовать различные типы диаграмм, поэтому, если вы выбрали один тип диаграммы (гистограмму, например), который теперь не отвечает вашим требованиям, попробуйте изменить тип диаграммы, например, на круговую, точечную или на график. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните следующее:

1. Щелкните на границе диаграммы, элементы которой вы хотите отредактировать. Появятся маркеры размеров на сторонах и в углах диаграммы.
2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Тип диаграммы. Отобразится диалоговое окно Тип диаграммы.
3. Выберите понравившийся вам тип диаграммы и щелкните на кнопке ОК.