====== Руководство по работе с MS Office ====== В данной статье представлено руководство по работе с MS Word. Надеюсь оно поможет Вам более точно и правильно работать с текстовым редактором. Задействовать все клавиши и функции. Руководство можно взять прямо [[\\iumc-nb2\Shareddocs\Для пользователей\For Users\Office_2003.rar|Здесь]] ===== Форматирование документа WORD. Краткое руководство. Введение ===== Для чего создано это маленькое руководство? Для того, чтобы Вы могли грамотно оформить и отформатировать документ. Для чего нужно правильно отформатировать документ: * Не думайте, что кроме Вас напечатанный документ никто не смотрит! Ваш напечатанный документ – это Ваше лицо, Ваша «визитная карточка»! То, как Вы напечатали и отформатировали документ, может рассказать о Вас. * Эргономичность печатания возрастает прямо на глазах: Вы печатаете текст сплошным беспрерывным способом, отделяя только абзацы Enterом. * Форматирование – это главный показатель грамотности работы за ПК и рационального расходования Вашего времени! Пример на своем опыте – до того момента, как я начинал работать в WORD, я не знал вообще базового форматирования и что это такое! Потом начал ковыряться в программе – и о чудо – добрался до форматирования. Сначала тоже не понимал – зачем это надо, пока однажды в университете на первом курсе не сдал курсовую работу в электронном варианте! Я ее не сдал только по одной причине – неправильное форматирование документа. Пришлось учиться по-новому воспринимать текстовый редактор. А теперь самое главное – если раньше на создание документа объемом в 10 листов у меня уходило 1-2ч,в зависимости от содержания и стиля форматирования, то теперь временные затраты сократились где-то в 2 раза! Результат так сказать «на лицо». Cейчас Вы увидите насколько это легко и просто. Начнем с азов. ===== Форматирование документа вручную ===== Чтобы изменить внешний вид текста, можно изменить следующие его параметры: * шрифт и его размер; * начертание (полужирное, курсивное или подчеркивание); * цвет текста. ==== Выбор шрифта и его размера ==== На вашем компьютере наверняка установлен ряд шрифтов, о существовании которых вы даже не подозреваете. А узнать эти шрифты получше было бы крайне полезно для вас, потому что с помощью различных шрифтов можно делать удивительные вещи с напечатанным текстом! Основное предназначение шрифтов — изменять вид букв. Вот примеры некоторых шрифтов: * Times New Roman; * Courier; * Arial. Размер шрифта позволяет сделать текст больше или меньше, независимо от типа шрифта. Одни шрифты лучше смотрятся, если заданы большие размеры, другие — если заданы маленькие размеры, а некоторые выглядят ужасно в любом случае. Если вы не знаете точно, какой шрифт и его размер использовать в тексте, поэкспериментируйте с различными комбинациями и размерами шрифтов, чтобы посмотреть, какие из них делают текст привлекательнее. Если вы планируете обмениваться документами с другими пользователями, отдавайте предпочтение стандартным шрифтам, таким как Times New Roman или MS Sans Serif. Помните, что вычурные шрифты установлены далеко не на всех компьютерах, поэтому документ, набранный одним из них, может выглядеть просто ужасно при просмотре на другом компьютере. Чтобы изменить шрифт и его размер, выполните следующее: * Выделите текст, который вы хотите изменить. * Щелкните на стрелке раскрывающегося списка Font (Шрифт) панели инструментов форматирования. \\ Word отобразит выделенный текст с использованием только что выбранного шрифта. * Щелкните на стрелке раскрывающегося списка Font Size (Размер шрифта) панели инструментов форматирования (он расположен рядом с окном списка Font (Шрифт)) и выберите размер шрифта.\\ Word отобразит выделенный текст с использованием выбранного шрифта и его размера. Если шрифт и его размер выбраны без предварительного выделения текста, Word автоматически применит выбранный шрифт и размер шрифта к любому тексту, который будет напечатан впоследствии. Вернуться к содержанию? Выбор начертания Для расширения возможностей управления видом текста Word 2003 позволяет выбрать начертания: полужирный, курсив или подчеркнутый, независимо от выбранного шрифта и его размера. * Это **предложение выделено полужирным**. * Это //предложение выделено курсивом// * Это __предложение подчеркнуто__ На примере этого предложения вы видите комбинирование начертаний — в данном случае это __**полужирный и подчеркнутый**__. Для изменения начертания выполните следующие действия: - Выделите текст, который вы хотите ИЗМЕНИТЬ. - Выберите один из следующих вариантов, в зависимости от того, как должен, по-вашему мнению, выглядеть текст: * Щелкните на кнопке Bold (Полужирный) панели инструментов форматирования или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+B * Щелкните на кнопке Italic (Курсив) панели инструментов форматирования или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+I. * Щелкните на кнопке Underlined (Подчеркнутый) панели инструментов форматирования или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+U. Word отобразит выделенный текст с использованием выбранного начертания. Если вы предварительно не выделили текст, Word автоматически применит выбранное начертание к тексту, который будет печататься в дальнейшем. ==== Использование инструмента «Копировать формат» ==== Предположим, что у вас есть какая-то часть текста, которая превосходно отформатирована - шрифт, размер шрифта, начертание и т.д. Неужели придется снова выполнять всю трудоемкую работу для форматирования оставшейся части текста, которая должна выглядеть точно так же? Конечно, нет! Используйте инструмент Format Painter (Копировать формат). Инструмент Format Painter (Копировать формат) как бы сообщает Word: "Видишь, как я отформатировал эту часть текста? Я хочу, чтобы этот фрагмент текста был отформатирован точно так же". Используя «Копировать формат», вы не обречены формировать отдельные характеристики текста самостоятельно, а это сэкономит ваше время для чего-нибудь более важного (например, стоит подумать, куда пойти пообедать). Для использования инструмента Format Painter (Копировать формат) выполните следующее. * Выделите текст, который отформатирован таким образом, как должна выглядеть и другая часть текста. * Щелкните на кнопке Format Painter (Копировать формат) (выглядит как малярная кисть) панели инструментов форматирования. * Курсор мыши примет I-образный вид с изображение кисти слева. Изображение кисти дает вам знать, что текст, который вы сейчас выделите, будет автоматически отформатирован Word по заданному образцу. * Выделите текст, который надо отформатировать. Как только вы отпустите кнопку мыши, Word отформатирует выделенный текст, применив к нему все характеристики форматирования фрагмента, выбранного в п. 1. Если текст, выделенный в п. 1, содержит несколько различных характеристик форматирования, Word использует только те из них, которые присуши всей выделенной части текста. Например, если вы выделили текст, набранный шрифтом Times New Roman, в котором одно предложение подчеркнуто, второе выделено полужирным шрифтом, а третье - желтым фоном, Word применит к вновь выделенному тексту только общую характеристику - шрифт Times New Roman. ===== Форматирование документа с помощью тем и шаблонов. ===== **Темы.** Позволяют определить цвет и изображение нумерованных и маркированных списков, текста, горизонтальных линий и фоновый рисунок документа. **Шаблоны.** Предоставляют несколько стилей, используемых при создании основных типов документов (резюме, деловые письма, факсы). **Стили.** Определяют формат абзаца (поля, размер шрифта, подчеркивание и т.д.) ==== Выбор темы ==== С помощью тем вы сможете придать документам декоративный вид. Если вы не используете темы, документы имеют унылый черно-белый вид. Темы позволяют придать им живой, веселый вид. Если же вас не волнует внешний вид документов, можно обойтись и без тем. Чтобы выбрать тему, выполните следующее: - Выберите команду Format --> Theme (Формат --> Тема). Появится диалоговое окно Theme (Тема) - Выберите тему из списка Choose a Theme (Выберите тему) Каждый раз, когда вы щелкаете на названии новой темы, Word предупредительно отображает пример этой темы в окне предварительного просмотра. Вам может понадобиться вставить компакт-диск с Office 2003 для установки необходимой темы. Установите или сбросьте один или несколько из следующих флажков. * **Vivid Colors (Живые цвета).** К тексту добавляются (или удаляются) дополнительные цвета. * **Active Graphics (Активная графика).** Для придания маркированным и нумерованным спискам более привлекательного вида используются дополнительные графические изображения. * **Background Image (Фоновый рисунок).** В документ добавляется (удаляется) фоновый рисунок. Щелкните на кнопке ОК, когда найдете необходимую тему. Word применит выбранную тему к текущему документу. После этого можно продолжить работу над документом. ==== Выбор шаблона ==== Используя шаблоны, вы сможете быстро применить форматирование к различным типам документов (факсам, резюме, предложениям, запискам и др.). Поэтому, если вы решили составить деловое письмо, то можете потратить на это кучу времени, составляя письмо с нуля. Но вы можете воспользоваться специальным шаблоном, который значительно упростит решение задачи. Для этого вам нужно только ввести текст письма, a Word подумает о его оформлении. Чтобы выбрать шаблон, выполните следующие действия: - Выберите команду Format --> Theme (Формат --> Тема). Появится диалоговое окно Theme (Тема) - Щелкните на кнопке Style Gallery (Библиотека стилей). Появится диалоговое окно Style Gallery (Библиотека стилей). - В окне Template (Шаблон) щелкните на одном из шаблонов, например Elegant Fax (Изысканный факс) или Contemporary Report (Современный отчет). //Чтобы увидеть все шаблоны, можно прокручивать список шаблонов вверх и вниз.// Установите один из переключателей в группе Preview (Просмотреть): * **Document (Документ).** Показывает, как будет выглядеть текущий документ после подключения данного шаблона. * **Example (Пример).** Показывает образец документа, оформленного с помощью данного шаблона. * **Style samples (Образцы стилей).** Показывает различные стили, которые составляют данный шаблон. Щелкните на кнопке ОК после того, как найдете нужный шаблон. ===== Форматирование абзацев с помощью стилей ===== Стили определяют внешний вид текста документов. Чтобы облегчить использование нескольких стилей, Word предлагает шаблоны (например, Изысканный факс), содержащие несколько заранее определенных стилей, которые можно использовать при форматировании документа. Например, один стиль обеспечивает написание текста крупным полужирным шрифтом с выравниванием по центру, располагая его в верхней части страницы, а другой стиль выравнивает текст по правому краю и отображает на сером фоне и т.д. Чтобы выбрать стиль с помощью списка Style (Стиль) панели инструментов Formatting (Форматирование), выполните следующее: * Щелкните в той части документа, которую вы хотите отформатировать определенным стилем * Если вы еще не напечатали никакого текста, Word будет применять стиль ко всемутексту, который вы введете при выполнении п. 4. * Щелкните в раскрывающемся списке Style (Стиль) панели инструментов форматирования, чтобы выбрать стиль. Появится список различных стилей * Щелкните на стиле, который вы собираетесь использовать Введите текст, и вы увидите, как Word форматирует его у вас на глазах. (Или, если вы разместили текстовой курсор в уже набранном фрагменте текста, то Word отформатирует этот текст целиком. ===== Выравнивание текста ===== Еще один способ изменения внешнего вида текста - выравнивание его по левому или правому краю страницы, а также использование полей. Word предоставляет целый ряд средств контроля над выравниванием текста, а также позволяет задавать поля с помощью линеек. ==== Выравнивание текста онтносительно границ текста ==== Word позволяет выбирать расположение текста относительно полей, т.е. он позволяет выровнять текст по левому краю, по центру, по правому краю или по ширине Чаще всего вы будете использовать выравнивание по левому краю, но иногда вам понадобится выровнять заголовок по центру или выровнять по ширине целый абзац. Не используйте выравнивание по правому краю, если только не хотите придать тексту экстравагантный внешний вид. * //Выравнивание по левому краю.// Левое поле текста получается ровным, а правое - неровным. * //Выравнивание по центру.// Каждая строка расположена по центру страницы. Следовательно, как левое, так и правое поле будут неровными, если строки имеют разную длину. * //Выравнивание по правому краю.// Правое поле получается ровным, а левое - нет. * //Выравнивание по ширине.// Оба поля, левое и правое, будут ровными, а расстояние между словами может оказаться больше, чем обычно. Для выравнивания текста выполните следующие действия: - Щелкните на тексте, который должен быть выровнен. - Щелкните на кнопке Align Left (По левому краю), Center (По центру), Align Right (По правому краю) или Justify (По ширине) панели инструментов форматирования, в зависимости от того, как должен выглядеть текст. Добавление отступов позволяет выделить блок текста на фоне всего документа.\\ Чтобы добавить отступы, выполните следующие действия: - Выделите абзац текста, к которому хотите добавить отступ. Вы можете выделить только часть абзаца, a Word сообразит, что вы хотите сделать - Щелкните на кнопке Increase Intent (Увеличить отступ) или Decrease Intent (Уменьшить отступ) панели инструментов Formatting (Форматирование) - Щелчок на кнопке Increase Intent (Увеличить отступ) приводит к смещению текста вправо. Щелчок на кнопке Decrease Intent (Уменьшить отступ) приводит к смещению текста влево ==== Определение полей с помощью линейки ==== В том случае, если вам необходимо задать точное положение полей, можно воспользоваться линейкой. Линейка определяет положение полей и табуляций в документе, а при работе с документами в несколько колонок она также определяет положение полей колонок и расстояние между колонками. Используя линейку, вы сможете сделать поля шире (или уже), а также изменить отступы отдельных абзацев. * По левому краю (выглядит как буква L). Перемещает текст по направлению к правому полю страницы. * По центру (выглядит как перевернутая буква Т). Центрирует текст по отношению к маркеру табуляции. * По правому краю (выглядит как зеркальное отображение буквы L). Перемещает текст к левому полю страницы. * По разделителю (выглядит как перевернутая буква Т с точкой). Выравнивает числа с десятичной точкой в столбец относительно десятичной точки. Чтобы установить маркер табуляции на линейке, выполните следующие действия: - Щелкайте на кнопке Tab Selection (Выбор маркера табуляции) до тех пор, пока не появится нужный вам маркер табуляции - Щелкните в том месте линейки, в котором вы хотите установить маркер табуляции. Чтобы переместить существующий маркер табуляции по линейке, выполните следующее - Подведите курсор мыши к тому маркеру табуляции, который надо переместить - Нажмите кнопку мыши. Вы должны увидеть пунктирную линию прямо под маркером табуляции - Переместите курсор мыши туда, где вы хотите установить маркер табуляции - Отпустите кнопку мыши Чтобы удалить маркер табуляции с линейки, выполните следующие действия: - Подведите курсор мыши к тому маркеру табуляции, который надо удалить - Нажмите кнопку мыши и держите ее нажатой, пока не увидите пунктирную линию, появившуюся прямо под маркером табуляции - Переместите курсор мыши так, чтобы он вышел за пределы линейки - Отпустите левую кнопку мыши ===== Создание списков ===== Некоторые люди регулярно составляют списки дел, которые необходимо выполнить на работе, вешей, которые они намерены приобрести. Word поощряет всех любителей списков и позволяет создавать списки быстро и просто. Word предоставляет возможность создавать два вида списков: * //Нумерованный список.// Каждый элемент нумерованного списка имеет номер * //Маркированный список.// Каждый элемент маркированного списка выделен маркером ==== Быстрый способ создания списков ==== Чтобы создать нумерованный или маркированный список, выполните следующее: - Щелкните на кнопке Numbering (Нумерация) или Bullets (Маркеры) панели инструментов Formatting (Форматирование) - Введите текст и нажмите клавишу Enter.Каждое нажатие клавиши Enter приводит к отображению следующего номера или маркера - Щелкните на кнопке Numbering (Нумерация) или Bullets (Маркеры), чтобы отключить функцию создания списков ==== Изменение внешнего вида списка ==== Чтобы изменить параметры маркированного или нумерованного списка в Word, выполните следующие действия: - Выделите текст, который вы хотите представить в виде списка. Если выделить существующий список, то можно изменить его параметры и даже тип - Выберите команду Format --> Bullets and Numbering (Формат - Список) - Перейдите на вкладку Bulleted (Маркированный), если надо создать маркированный список, или на вкладку Numbered (Нумерованный), если надо создать нумерованный список. Вы увидите два ряда окон, в которых представлены различные варианты маркированных или нумерованных списков - Щелкните внутри того окна, которое представляет нужный вам тип маркированного или нумерованного списка; затем щелкните на кнопке ОК. Word мгновенно преобразует выделенный текст в список - Выберите команду Tools ^Auto Correct Options (Сервис - Параметры автозамены). Перейдите на вкладку Auto Format As You Type (Автоформат при вводе), после чего сбросьте флажки Automatic Bulleted Lists (Стили маркированных списков) и Automatic Numbered Lists (Стили нумерованных списков) - Щелкните на кнопке ОК. ===== Заключение ===== Вот собственно и все что нужно для оформления простенького текста в редакторе WORD. Это очень легко освоить. После прочтения потренируйтесь на любом Вашем документе. Вы увидите насколько это доступно, легко и красиво. Теперь Вас не будут тыкать носом в то, что вы не знаете основ работы с программой. Да и мой Вам совет – всегда печатайте с «Непечатаемыми символами», потому, как и принято, и легко сориентироваться! Искренне благодарю за терпение, которое вы потратили, читая данный материал, а так же огромнейшее спасибо за то, что Вы его вообще прочитали до конца! PS: Основа материала взята из книги Уолесса Вонга «MS Office для чайников». Несмотря на вопиюще-оскорбляющее название книги, материал достаточно осознанно и доступно написан. Так что не злитесь. Я Вам настоятельно рекомендую ее прочесть. ===== PostScriptum ===== А если вы "визуал", то можете посмотреть [[http://dmitrov.edu.ru/~ps/files/video/msword2007/|цикл видео-лекций]] по теме "Microsoft Word-2007"