ИУМЦ г.Дмитров

Эта страница только для чтения. Вы можете посмотреть её исходный текст, но не можете его изменить. Сообщите администратору, если считаете, что это неправильно.
====== Мероприятие. Планирование и проведение ======
В рамках своей деятельности ИУМЦ проводит различные мероприятия как своей разработки, так и с подачи кого-то извне.

<WRAP center round info 80%> Здесь описывается идеальный жизненный путь мероприятия </WRAP>

===== Жизненный цикл мероприятия =====

  * Появилась "хотелка" провести мероприятие.
  * Определяемся с "для кого" и "что делаем".
  * Союзники. Кто и чем может помочь с проведением.
  * Хребет. Делаем определяющие документы.
  * Реклама.
  * Сбор данных участников.
  * Пик. Проводим мероприятие.
  * Послевкусие. Обратная связь. Анализ "что получилось".

===== Начинаем =====

Любое мероприятие начинается с осознания что надо что-то делать. В этот момент всё такое расплывчатое и непонятное. Но желание сделать Нечто есть.

//В случае мероприятия со стороны это желание появилось у кого-то там, на стороне. Часто непонятно зачем оно нам надо, но указивка сверху "Провести!" убивает сомнения и надо готовиться к проведению.//

===== Целевая аудитория. Что делаем - цели =====

Первым делом надо понять кому это надо. Понятно что нам оно надо (потому что свербит и потому что наше ЧСВ взывает). А вот кому это надо вовне, кто будет участником, соавтором - это надо определять. Без этого всё нижеследующее будет очередной профанацией (А оно нам надо? Учимся говорить "Нет" хотелкам).

Для того чтобы понять будет кому-то из ЦА это интересно можно провести неофициальный (именно неофициальный) опрос - как говорится "разговоры в кулуарах". Также имеет смысл кратенько (не больше листа А4) изложить свои планы/оображения начальству  чтобы потом не получать "фи" с этой стороны.

В процессе опроса можно заодно попросить опрашиваемых давать свои хотелки по поводу мероприятия. Мобыть даже спросить кто хочет войти в инициативную группу мероприятия.

В ходе разговоров, опросов проявляется понимание целей мероприятия, задач и методов их достижения. Все накопленные оформляется в рабочий документ-прототип Положения. К нему должны иметь доступ все участники инициативной группы для возможности комментирования и изменения текста в соответствии с пониманием каждого. 

===== Союзники. Кто и чем может помочь с проведением =====

Когда примерно понятно что и как делаем смотрим "А справимся своими силами". Если понимаем что нужны внешние ресурсы (помещения для проведения заседания, мастер-классов итд итп. Финансы на, например, призы для участников....), то смотрим вокруг и ищем кто и на каких условиях нам смог бы помочь решить ресурсные проблемы.

Если проблемы так и остаются нерешёнными, то можно искать дальше, а можно "урезать осетра" (сократить хотелки. Например провести мероприятие не в Кремлёвском Дворце съездов, а в одной из школ своего региона).

===== Делаем определяющие документы =====

На данном этапе у нас есть уже понимание что и как делаем, для кого и с кем. Все эти вещи оформлены в различных базовых документах.

Надо просмотреть полученное на предмет минимизации временных затрат на дельнейшую работу (с учётом ЦА). Не забываем что мы всё же перешли в 21 век и часть информации можно получать анкеты, доклады  в электронном виде, а не в бумажном. При этом появляются возможно автоматизации различных операций по сопровождению мероприятия.

Например [[manual:serial-google|формирование сертификатов для всех участников]] требует наличие электронного списка участников со всей необходимой информацией о них. Можно конечно перенести с бумажных анкет в таблицу, но сколько это займёт времени? Если вам надо ввести информацию о 40 человеках, то это займёт у вводящего данные не один час. А если воспользоваться [[manual:googleforms|формой регистраwии]], то это займёт от 3 до 5 минут у будущего участника.

Методику использования различных электронных форм и документов необходимо отобразить в базовых документах мероприятия и не забыть что если собираются персональные данные участника, то должна быть отметка о согласии участника на обработку его персональных данных для целей данного мероприятия. Для электронной формы представления Согласия достаточно дать ссылку на документ по обработке персональных данных и место куда участник может поставить отметку что он прочитал данное соглашение и согласен с ним, предоставляя свои данные.

В связи с наличием разный уровней обработки персональной информации и требований по работе с ней в зависимости от объёма собираемых данных необходимо минимизировать количество собираемых данных (не надо собирать данные про запас - "авось пригодятся на следующем этапе").

Таким образом минимум документов, к-рые нужны для проведения мероприятия:
  * Положение (здесь объяснено цели и задачи проводимого мероприятия, алгоритм участия и другая обязательная информация)
  * Положение по обработке персональных данных
  * Форма сбора данных об участниках

Если предполагается ранжирование участников по окончании мероприятия (например, "Призёр/Участник"), то должен быть документ "Критерии оценки"

===== Реклама =====

Провели предварительную работу по подготовке мероприятия. Теперь надо рассказать потенциальным участникам, зриелям, представителям СМИ и тп.

Для этого имеет смысл созать сайт, страницу на сайте. 

Сразу настриваемся что сайт есть рабочий инструмент мероприятия. Для этого там размещаются формы регистрации и обратной связи, документы мероприятия (Положение, ссылка на Политику работы с персональными данными, Форма согласия о передаче данных ,статистическя и рекламная информация, репортажи с мерприятия и результаты его проведения, Ссылку на сайт/страницу желательно опублиовать в соцсетях где тусутся возможные участники, партнёры.


===== Проводим мероприятие =====